¿Verdad que queremos dejar atrás el mito de que las reuniones se vuelven eternas, sacamos poco en claro de ellas y en general las consideramos una pérdida de tiempo?. ¡Las reuniones son muy importantes! Las del trabajo, las de los colegas, las de la familia. Sin el fondo, ese que no vemos, sabemos que solos, no podemos vivir. Entonces, ¿a qué viene el cuento de que que necesito reuniones eficaces? Acaso, reunirse, requiere de un máster, o dos, o tres? Un máster no sé pero trucos como estos, seguro que si.Porque son el medio para construir un ambiente de trabajo favorable y me permiten conseguir las metas planteadas a mi equipo de trabajo.
Saber gestionar una reunión, por muy simple que la vea, me permite descubrir si se cumple lo que se ha hablado en ella y si mi gente se siente comprometida con lo dicho; me permite aprovechar mejor el tiempo y obtener una mejora en mis resultados.
Saber gestionar una reunión de modo eficaz, me permite hacer posible un estilo de trabajo colaborativo para cumplir las metas propuestas, las tareas establecidas, haciendo de las reuniones un espacio de aprendizaje y participación activa para una sana colaboración.
Es muy importante desarrollar las habilidades necesarias para preparar una reunión con eficacia, la reunión como instrumento de trabajo eficaz, comunicar, controlar el tiempo, lograr la participación activa de las personas que están reunidas porque no todos somos iguales ni nos sentimos igual en grupo.. es muy importante saber crear las condiciones de éxito de modo que el plan de acción sea concreto y que la reunión consiga los resultados deseados.
Las reuniones son importantes, sí, pero, a veces, mal usadas nos restan tiempo y no son nada productivas. Vamos entonces a ver que podemos hacer para cambiar eso, ¿te parece?:
- El primer truco, preguntarnos si es realmente necesaria la reunión. Algo tan simple es muy importante, sobre todo porque ahora las cosas se pueden adelantar vía mail, videoconferencia o wasap. Una planificación previa para que nadie, pierda su tiempo o deje tareas sin hacer sería muy recomendable, es decir, compartir la agenda por adelantado hace que todos los asistentes vean el contenido a tratar en la reunión e incluso, esto puede ayudar a decidir si es necesario celebrar la reunión o se pueden solucionar ya algunos puntos vía mail o con una llamada telefónica.
- Como truco segundo, saber quienes van a asistir para saber si están todos los que tienen que tomar las decisiones. En caso de que te inviten a asistir pero no tengas tiempo o no lo consideres necesarios, comentarlo abiertamente porque, la tener la agenda de la reunión, puedes opinar vía mail sin necesidad de desplazarte.
- El tercer truco, tener claro el para qué de nuestra reunión. ¿Qué motivo nos lleva a tener que llevarla a cabo? Si sabemos a que vamos me ahorro el tiempo de explicar para qué hemos venido. Si tenemos los puntos a tratar ya sobre la mesa o previamente enviados, sería estupendo y nos ahorraría aún más tiempo.
- El cuarto truco, es hacer la reunión de pie. De este modo, evitamos que la gente se acomode, se relaje o se duerma. Una reunión es un evento para tratar temas concretos y no para acomodarse en la silla, relajarse, perder el foco de los temas y estar, así, más de una hora…
- En el quinto truco, nada de monólogos. Que los asistentes participen aportando y no hablando sin sentido. Tenemos que dejar espacio a las opiniones diferentes, al diálogo que comunica y no discute.
- El sexto truco, está en tener una hucha. Sí, de esas de cerdito para meter la moneda. Un cerdito o lo que más odies. El tiempo es muy valioso por lo que hay que ser puntuales. El que no lo sea, debe meter un billete de 5 euros (es un ejemplo porque 1 euro, no duele, pero 5 o 10 sí) en la hucha para destinar a una causa benéfica o para lo que estipuléis.
- El séptimo truco para no salirnos del tema, es crear una caja de ideas o un archivo de ideas, de este modo, si surgen temas importantes pero no tienen nada que ver con esta reunión, se quedan ahí para ver, con posterioridad, cuándo y cómo tratarlos.
- En octavo lugar, ponemos la asignación de tareas antes de dar por finalizada la reunión así, cada asistente sabe que acciones o tareas tiene que hacer. Esas tareas tienen que llevar, sí o sí, fechas de ejecución para que no haya dudas. De este modo, en el acta que se levante, está todo detallado al milímetro.
- Como noveno truco, nada de papel (los asistentes sí pueden tomar notas en el formato que quieran). El organizador y la persona asignada para tomar el acta deben escribir las notas directamente en el ordenador porque escribir en papel implica que luego se tiene que pasar todo al ordenador y eso, significa, perdida de tiempo.
- Y como décimo truco, que siempre se levante un acta de las reuniones. Da igual que seamos muy poquitos asistentes, que la reunión sea presencial o por vídeoconferencia. El acta es imprescindible porque su finalidad es dejar constancia de todo lo que se ha tratado en la reunión.
Se me olvidaba!!! Nada de poner reuniones los viernes porque, posiblemente, las cabezas estarán en el fin de semana y diciendo para sus adentros («sí, sí.. el lunes ya lo veo… uf, el martes… aún tengo tiempo…»). Ni tampoco ponerlas antes de un festivo o puente, o día de fiesta. Y como mejor hora, las 9 ó 10 de la mañana, o una hora después de la hora de entrada para que todos tengan tiempo de revisar su agenda, colocarse y luego, después de la reunión, organizar lo dicho para ponerse manos a la obra.
Las 13 horas son una hora mala porque ya nos ha pasado la mañana, no estamos frescos, deseamos que llegue la hora de salir a comer y no estamos con ganas de participar. Y ya si quieres perder el tiempo y que tu reunión sea un fracaso asegurado, entonces, por tu reunión de tarde.
Esto que te cuento son truquillos. Si quieres saber más y llevarte la grabación + el pdf con un montón de información y herramientas para gestionar reuniones eficaces, el próximo 28 de junio, a las 21 horas (hora Madrid), daré una Charla-Taller Online, con una inversión de 27 euros.
Toda la información de la Charla-Taller Online, a continuación:
Para los que no podáis asistir al taller presencial (aquí), tenéis la oportunidad de hablar contigo de las herramientas prácticas para una BUENA GESTIÓN DE REUNIONES. Recibiréis la grabación de la charla-taller y un pdf con toda la información y herramientas. Queremos dejar atrás el mito de que las reuniones se vuelven eternas, sacamos poco en claro de ellas y en general las consideramos una pérdida de tiempo. ¡Las reuniones son muy importantes! ¿POR QUÉ NECESITO REUNIONES EFICACES?
- Porque son el medio para construir un ambiente de trabajo favorable y me permiten conseguir las metas planteadas a mi equipo de trabajo.
- Una reunión eficaz me permite saber si se cumple lo hablado en ella y si mi gente se siente comprometida. Me permite aprovechar mejor el tiempo y obtener una mejora en mis resultados.
- Saber gestionar una reunión eficaz me permite hacer posible un estilo de trabajo colaborativo para cumplir las metas, haciendo de las reuniones un espacio de aprendizaje y participación para la colaboración.
Los OBJETIVOS de este taller son:
* Que desarrolles las habilidades necesarias para preparar una reunión con EFICACIA: la reunión como instrumento de trabajo eficaz.
* Que identifiques los distintos ROLES que aparecen en una reunión: COMUNICACIÓN y control del tiempo.
* Que logres la PARTICIPACIÓN activa de los miembros del grupo: técnicas de dinamización de grupos.
* Que sepas crear las condiciones de éxito de modo que el plan de acción sea concreto y que la reunión consiga RESULTADOS: herramientas de seguimiento de reuniones.
METODOLOGÍA. Todo lo hablado lo podrás empezar a aplicar desde ya. Tendrás en tu poder la grabación de la charla-taller + el pdf con toda la información, herramientas y lecturas recomendadas con el objetivo de que puedas repasar siempre que lo necesites y comiences a practicar y a aplicar en su trabajo.
CONTENIDO:
1.- Conceptos generales de reuniones eficaces: la reunión como instrumento de trabajo eficaz.
2.- Inicio de reuniones y su desarrollo: comunicación y control del tiempo.
3.- Técnicas de dirección de reuniones: técnicas de dinamización de grupos.
4.- Aspectos a tener en cuenta: herramientas de seguimiento de reuniones. Resumen y cierre.
Información General:
INVERSIÓN: La inversión es de 27 euros (aquí) e incluye la grabación y el pdf con toda la información y herramientas de trabajo. El programa se celebrará el miércoles, día 28 de junio, a las 21 horas (hora Madrid).
Una vez hayas hecho el pago, recibirás directamente el enlace de acceso para la sala.
Fecha límite de inscripción: Cuanto antes porque la reserva de plaza es por riguroso orden de inscripción.
SOLO 15 PLAZAS – Tu inscripción aquí.
